Søknadsmottak og administrativ gjennomgang
Når en søknad om regionale forskningsmidler innleveres i eSøknad, mottar prosjektleder automatisk en kvittering over e-post fra søknadsportalen. Dersom det er en annen person enn prosjektleder som har opprettet søknaden, vil også denne motta samme e-post.
Etter at søknadsfristen har utløpt, gjennomgår forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF alle søknadene. Søknader som ikke oppfyller de formelle kravene som er beskrevet i utlysningen blir avvist. Prosjektleder (søker) vil i så tilfelle bli orientert om dette i en skriftlig henvendelse.
Se oversikt over mulige årsaker til avvisning av søknader.
Klassfisering og fordeling til fagkomiteene
I Helse Sør-Øst RHFs søknadsprosesser, er det søkerne selv som klassifiserer søknadene sine til riktig faggruppe. Denne klassifiseringen er et sentralt element i søknadsprosessen og for fordeling til fagkomiteenes medlemmer for vurdering. Fagkomiteene består av medlemmer rekruttert fra nasjonale og internasjonale forskningsmiljøer med høy vitenskapelig produksjon. Sammensetningen av fagkomiteene reflekterer tematisk profil innenfor hver faggruppe og de fagområder som inngår i søknadene i disse gruppene.
Helse Sør-Øst RHF rekrutterer kun eksterne medlemmer til sine vurderingskomiteer, dvs. enten fra andre helseregioner i Norge eller fra utlandet. Det etterstrebes en høy andel internasjonale komitémedlemmer (> 90 %) og kjønnsbalanse innenfor hver komite. Komitémedlemmene byttes ut jevnlig slik at det stadig trekkes inn nye medlemmer.
Søknadsvurdering
Hver søknad vurderes først individuelt av minst to uavhengige medlemmer i fagkomitéen. Det benyttes et sett vurderingskriterier som er utviklet i fellesskap av de regionale helseforetakene der det inngår tre kriterier for vitenskapelig kvalitet og tre kriterier for forventet nytteverdi for pasientbehandling. Med forventet nytteverdi menes her:
Prosjektets forventede betydning/ nytteverdi for pasientbehandling på kort eller lang sikt og/eller sykdomsforebygging og/eller helsetjenestens organisering og kvalitet.
På dette stadiet av vurderingsprosessen blir individuelle rangeringer og vurderinger ikke delt mellom medlemmene i fagkomiteene.
Komitémøter
Etter at den individuelle søknadsvurderingen er ferdigstilt, sammenstilles alle vurderinger og søknadene rangeres etter score. I denne prosessen gjennomføres også triage, der 30-40% av de lavest rangerte søknadene ikke går videre for diskusjon og ytterligere vurderinger. Formålet med triage er å minimere ressursbruk for søknader som ikke er konkurransedyktige i sluttfasen av vurderingsprosessen. Prosessen gjennomføres med vekting til fordel for søkerne, slik at søknader der det er betydelig uenighet mellom de individuelle vurderingene som hovedregel går videre til plenumsdiskusjon i fagkomiteen. Dersom søknaden ikke blir videreført til diskusjon, vil søker få en forenklet tilbakemelding etter avsluttet vurderingsprosess.
Triage-prosessen medfører at ca. 60 % av søknadene behandles i plenum med diskusjon i fagkomiteene. Formålet med denne diskusjonen er å utarbeide en endelig, omforent innstillingsliste der det også settes en endelig score i møtet. I forkant av møtet vil individuelle gjennomsnittsscore for hvert komitemedlem gjøres kjent for fagkomiteen. Fordelingen av score gjennomgås deretter som en introduksjon til diskusjonen med muligheter for refleksjon innad i komiteen knyttet til bruk av skala, kvalitet på den enkeltes søknadsportefølje og synliggjøring av ulikheter i søknadsvurdering for komiteen. Søknadene legges deretter fram enkeltvis for diskusjon.
Resultatet fra hver fagkomité samles til slutt i en felles innstillingsliste som godkjennes av komitelederne for de respektive komiteene. Det settes også opp en rangert venteliste som benyttes utover i året dersom det av ulike årsaker blir tilgjengelige midler. Innstillingslistene konstrueres etter et prinsipp der fordeling av midler mellom de fire faggruppene reflekterer deres søknadstilfang. Under forutsetning av tilstrekkelig kvalitet, sikres tildeling av forskningsmidler innen hver faggruppe på denne måten.
Forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF foretar aldri noen endringer i innstillingslisten fra fagkomiteene. Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF følger innstillingsprosessen og påser at føringer ikke fravikes under arbeidet.
Komité for strategisk målretting av regionale forskningsmidler
Søknader innenfor de prioriterte områdene konkurrerer først om forskningsmidler på lik linje med alle andre søknader i den tematisk åpne utlysningen. Dersom de oppnår en score blant de høyest rangerte søknadene, innstilles de til støtte der.
Søknader innenfor de prioriterte fagområdene som er diskutert i komitemøtene, men som ikke innstilles til støtte i den åpne utlysningen, sendes videre til en egen komite for strategisk vurdering og innstilling til strategisk målrettede forskningsmidler. Denne komiteen består av medlemmer på ledernivå fra ulike enheter i det regionale helseforetaket, en brukerrepresentant, en konserntillitsvalgt og en observatør fra konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF.
Vedtak om tildeling og svar på søknaden
Den samlede innstillingslisten, inklusive ventelisten, fra alle fagkomiteene skal ifølge Instruks til styret i Helse Sør-Øst RHF om samarbeidet med universiteter og høyskoler legges fram for Samarbeidsorganet for forskning, innovasjon og utdanning i Helse Sør-Øst.
Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtar endelig tildeling av regionale forskningsmidler på grunnlag av både den samlede innstillingslisten fra fagkomiteene og innstilte søknader fra komiteen for strategisk målretting av forskningsmidler.
Innstillingslisten fra fagkomiteene endres ikke i løpet av prosessen, verken av forskningsadministrasjonen i Helse Sør-Øst RHF, Samarbeidsorganet eller styret i Helse Sør-Øst RHF.
Oversikten over innvilgede søknader legges ut på nettsidene til Helse Sør-Øst RHF rett etter vedtak i styremøtet i Helse Sør-Øst RHF den 19. desember 2024. Samtlige prosjektledere for søknader om regionale forskningsmidler mottar samme dag svar pr. e-post på sine søknader.
Habilitet
Helse Sør-Øst RHF stiller strenge krav til habilitet i alle ledd av vurderingsprosessen:
- Medlemmene i fagkomiteene må erklære seg habile for hver enkelt søknad de skal bedømme
- Regionalt forskningsutvalg gjennomgår vurderingsprosessen, men blir ikke forelagt innstillingslisten
- Medlemmene i Samarbeidsorganet for forskning, innovasjon og utdanning i Helse Sør-Øst må vurdere sin habilitet i forhold til alle prosjekter som er innstilt til støtte eller venteliste. Det er utarbeidet egne kriterier for dette.
.